Perché nelle emergenze si nascondono anche opportunità? Lo Smart Working è un esempio perfetto di questa dinamica: se ne sente parlare da tempo ma sicuramente il 2020 è stato il suo anno.
In alcuni settori, soprattutto nell’informatica, lo smart working è pratica adottata da tempo, tanto che alcune start up nascono ormai senza possedere un vero e proprio ufficio. Nella maggior parte delle realtà italiane lo smart working si utilizza da anni ma spesso con una connotazione di eccezionalità, circoscritta a determinate attività aziendali ed occasioni specifiche: nelle PMI per esempio lo smart working o lavoro agile è stato principalmente utilizzato per lavoratori fuori sede e comunque limitato a pochi giorni alla settimana.
Ma cos’è veramente lo smart working e come è nata quest’idea di lavoro flessibile?
Lo scopo è sempre stato quello di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro. Questo perché, a differenza dell’ormai obsoleto telelavoro, lo smart working prevede la scelta di lavorare dove si vuole e con orari flessibili. Un intento promettente che, però non si è mai esteso largamente tra gli obiettivi delle imprese, fino a quando il “lavoro da casa” non è diventato una necessità per continuare a lavorare in sicurezza nella “New Normal Era” chiamata COVID19.
Nel 2020, la maggior parte delle aziende e dei privati utilizza strumenti tecnologici e connessioni internet se non avanzati, più che sufficienti a permettere il lavoro da remoto.
Quindi come mai l’adozione di uno smart working di massa è stata in Italia conseguenza di una necessità e non concepito prima come un vero e proprio stile di lavoro?
Probabilmente una questione di mentalità e cultura aziendale, dove gli ostacoli più evidenti sono il timore di una gestione errata dei ruoli, la difficoltà nello stabilire e monitorare gli obiettivi dei collaboratori e la perdita dell’ interazione nei team.
La sfida sta nel concedere la giusta autonomia ai collaboratori, nel combattere il timore che occorra essere “always on”, nel bilanciare produttività e connessione e nello sconfiggere la paura che la comunicazione de visu sia la sola ad assicurare buoni livelli di comprensione e affidabilità verso colleghi e clienti.
A partire dal fatidico Marzo 2020 anche noi di Credit Data Research Italia siamo diventati più agili e flessibili ed in 48 ore abbiamo convertito la nostra operatività da tradizionale a smart, incoraggiando la collaborazione, il lavoro in team e lo sharing delle competenze.
La nostra esperienza è stata positiva, e anche se alcuni aspetti possono ancora migliorarsi. Siamo partiti fin da subito molto organizzati e consapevoli di come muoverci; per questo nel 2021 continueremo ad adottare lo smart working non come eccezione ma come prassi.
Ecco il nostro vademecum per un approccio funzionale e ottimizzato al “lavoro agile”:
- Tecnologia: il must have per ampliare e rendere virtuali gli spazi di lavoro
- Competenze: qualità che non possono mai mancare! Sviluppo di hard e soft skills rispetto al profilo professionale di ciascuno. In pratica? Continua formazione via skype anche interna
- Evoluzione culturale: focus su risultati ed obiettivi. Definire maggiormente i progetti e i traguardi da raggiungere adattandoli alle necessità aziendali. L’attività passa dal procedimento sistematico al risultato
- Riduzione delle asimmetrie informative: costante interazione tra azienda, dipendenti e membri del team
- Ingegnerizzazione dei processi: ri-modellazione di alcuni processi informativi e di attività della nostra organizzazione
- Struttura organizzativa: riconoscere le competenze dei membri del team facilitando il raggiungimento di soluzioni condivise
- Fiducia e delega nel rapporto manager / collaboratore
- HR engagement: raccogliere i feedback interni per coinvolgere maggiormente i dipendenti attraverso periodiche attività di ascolto e confronto
- Employee engagement: valorizzare il benessere dei lavoratori dandogli la possibilità di conciliare la vita privata con il lavoro ed essere flessibili sulla concezione dell’orario di lavoro oltre che dello spazio fisico, considerandola come un valore aggiunto della strategia aziendale a livello di maggiore produzione ed incremento del lavoro grazie ad una motivazione più alta
- Monitoraggio costante: non solo dei risultati ma anche del grado di soddisfazione da parte di dipendenti e clienti
Possiamo concludere che i numerosi benefici dello smart working lo rendono uno strumento non solo emergenziale, ma una possibilità in più per la quotidianità aziendale; noi crediamo, tuttavia, che il lavoro agile non potrà mai sostituire del tutto il lavoro tradizionale e che, per essere efficace, debba intervallarsi alla presenza fisica in ufficio al fine di non perdere il senso di appartenenza all’azienda e continuare a valorizzare i legami umani.